海南出臺流動人員人事檔案細則 不得拒絕符合條件檔案

　　我省出臺流動人員人事檔案管理服務實施細則

　　不得拒絕符合條件檔案接收申請

　　為進一步加強全省流動人員人事檔案管理服務工作，統(tǒng)一服務標準，省人社廳日前發(fā)布了《海南省流動人員人事檔案管理服務實施細則(暫行)》(以下簡稱《實施細則》)，明確了流動人員人事檔案范圍及檔案的接收、查閱和調(diào)出的具體要求和操作。

　　嚴禁個人保管本人或他人檔案

　　流動人員人事檔案范圍：

　　非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員的檔案;

　　辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關(guān)事業(yè)單位工作人員檔案;

　　與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關(guān)系人員的檔案;

　　未就業(yè)的高校畢業(yè)生及中專畢業(yè)生的檔案;

　　自費出國留學及其他因私出國(境)人員的檔案;

　　外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)的中方雇員檔案;

　　自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員的檔案;其他實行社會管理人員的檔案。

　　管理體制

　　流動人員人事檔案管理實行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制，主管部門為政府人力資源社會保障部門，接受同級黨委組織部門的監(jiān)督和指導。

　　管理體制

　　流動人員人事檔案具體由縣級以上(含縣級)公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)以及經(jīng)縣級以上(含縣級)人力資源社會保障部門授權(quán)的單位管理。

　　★特別提醒

　　不得拒絕符合申請條件的檔案接收申請

　　檔案接收機構(gòu)

　　流動人員

　　流動人員申請戶籍所在地存檔的，由其戶籍所在地的公共就業(yè)和人才服務機構(gòu)(以下簡稱公共人才機構(gòu))負責;申請工作所在地存檔的，由用人單位注冊地的同級公共人才機構(gòu)負責。

　　非在編人員

　　機關(guān)和事業(yè)單位非在編人員、非公有制企業(yè)和社會組織聘用人員、以及外國企業(yè)常駐代表機構(gòu)中方雇員的檔案，由其現(xiàn)工作單位所在地或戶籍所在地公共人才機構(gòu)接收管理。

　　辭職人員

　　辭職辭退、取消錄(聘)用或被開除的機關(guān)事業(yè)單位工作人員，以及與企事業(yè)單位解除或終止勞動(聘用)關(guān)系人員，重新就業(yè)的應當在就業(yè)單位報到后，按照干部人事檔案轉(zhuǎn)遞的有關(guān)規(guī)定，將檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織人事部門保管;未就業(yè)或者重新就業(yè)單位不具備保管條件的，由原工作所在地或戶籍所在地公共人才機構(gòu)接收管理。

　　自由職業(yè)

　　未就業(yè)的大中專畢業(yè)生，自費出國留學及其他因私出國(境)人員，自由職業(yè)或靈活就業(yè)人員，以及其他實行社會管理人員的檔案，由其戶籍所在地公共人才機構(gòu)接收管理。

　　★特別提醒

　　要求各級公共人才機構(gòu)不得拒絕符合申請條件的流動人員申請檔案接收。

　　無人事檔案管理權(quán)限的單位不得查閱檔案

　　檔案查閱范圍

　　查閱范圍包括國家機關(guān)、事業(yè)單位招考錄用審查需要查閱的檔案;

　　公安、檢察、法院、紀律檢查、監(jiān)察、國家安全等國家機關(guān)因偵查、審理等需要查閱有關(guān)人員的檔案;

　　經(jīng)存檔人同意后，具有人事檔案管理權(quán)限的用人單位因工作需要查閱的檔案。

　　出具證明范圍

　　出具證明范圍為流動人員存檔證明、現(xiàn)實表現(xiàn)及其他各類與人事檔案相關(guān)的證明。

　　《實施細則》要求

　　要求公共人才機構(gòu)應確保出具證明的內(nèi)容與檔案實際記載相關(guān)內(nèi)容一致。對檔案中無記載的證明，應在相關(guān)材料補齊歸檔后出具;對超出檔案管理服務范圍的證明不予出具。

　　要求檔案管理人員應認真核實出具事由、本人有效身份證件，委托他人或單位申請的須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

　　★特別提醒

　　無人事檔案管理權(quán)限的單位不得查閱檔案，可由存檔人向公共人才機構(gòu)申請復印檔案中不涉及保密部分的相關(guān)材料，了解本人基本情況。

　　檔案接收步驟

　　1.申請

　　流動人員以戶籍地為由申請的，須提供本人有效身份證件和戶口本;以工作所在地為由申請的，須提供原工作單位辭職、辭退或解除(終止)勞動合同等證明或新工作單位勞動合同、社保繳費清單。委托他人或單位申請的，須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

　　2.核實

　　公共人才機構(gòu)在接到申請后，核實相關(guān)申請材料及存檔單位資質(zhì)。對不符合接收條件的，應及時告知申請人或委托人，并說明原因。

　　3.調(diào)檔

　　對已確認存檔單位具有人事檔案管理權(quán)限的，開具《流動人員人事檔案調(diào)檔函》;對未確認存檔單位具有人事檔案管理權(quán)限的，應確認其權(quán)限后再發(fā)函調(diào)檔，或?qū)⒃摍n案轉(zhuǎn)至當?shù)毓踩瞬艡C構(gòu)再行調(diào)檔。

　　4.收檔

　　(1)流動人員存檔單位須通過機要或派專人轉(zhuǎn)遞檔案，不得交由本人自帶。

　　(2)查驗存檔單位開具的《流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，登記檔案轉(zhuǎn)出單位、時間和轉(zhuǎn)檔緣由。

　　5.檔案審核

　　(1)檔案管理人員須核對檔案目錄、檔案內(nèi)容和《流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》等材料，確保檔案材料真實可靠、完整齊全。

　　(2)發(fā)現(xiàn)檔案中有虛假材料的，查明情況，按有關(guān)規(guī)定嚴肅處理。

　　(3)檔案中缺少部分關(guān)鍵材料，但不會導致一人多檔的，一次性告知所缺材料及其可能造成的影響，填寫《流動人員人事檔案缺少材料登記表》后予以接收。關(guān)鍵材料一般是指用于核定存檔人的出生日期、參加工作時間、入黨時間、學歷學位、工作經(jīng)歷等重要信息的材料。

　　(4)檔案材料嚴重不全，可能導致一人多檔且無法補全的，應退回原存檔單位，同時告知申請人。

　　6.接收登記

　　(1)對通過審核的檔案，填寫《流動人員人事檔案托管合同》，辦理檔案托管。檔案管理部門應填寫檔案回執(zhí)，蓋章后寄回原存檔單位。部分材料尚未補全的，應在回執(zhí)中注明，檔案審核材料應及時歸入檔案并做好審核信息登記。

　　(2)對接收的檔案，必須建立接收人事檔案登記臺帳，及時準確登記檔案人的姓名、性別、出生時間、身份證號碼、檔案轉(zhuǎn)入時間、轉(zhuǎn)檔單位等信息。

　　(3)對登記后的檔案應及時交檔案管理人員入庫管理，檔案管理人員應在接收登記臺帳簽字確認，登記臺帳永久保存，以便核查。

　　檔案調(diào)出步驟

　　(一)申請

　　流動人員檔案調(diào)出時，原以戶籍地為由存檔的，須提供調(diào)檔函、本人有效身份證件;原以工作所在地為由存檔的，須提供調(diào)檔函、本人有效身份證件和辭職、辭退或解除(終止)勞動合同等證明(或原單位同意調(diào)出函)。委托他人或單位申請的，須提供符合規(guī)范的委托書、介紹信和經(jīng)辦人有效身份證件。

　　(二)核實

　　公共人才機構(gòu)在接到申請后，核實相關(guān)申請材料及發(fā)函單位資質(zhì)。發(fā)函單位有人事檔案管理權(quán)限的，可以調(diào)出;發(fā)函單位無人事檔案管理權(quán)限或無法確認的，不予調(diào)出檔案，并及時告知申請人或委托人。

　　(三)調(diào)出

　　辦理檔案調(diào)出時，檔案管理人員須仔細核對檔案目錄與內(nèi)容是否一致，確保一次性轉(zhuǎn)出全部材料。隨附《流動人員人事檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，同檔案一并轉(zhuǎn)出。檔案轉(zhuǎn)出后，應及時關(guān)注檔案轉(zhuǎn)遞情況，登記《人事檔案材料轉(zhuǎn)遞通知單回執(zhí)》和機要單情況，更新信息管理系統(tǒng)，并定期核查。流動人員人事檔案調(diào)出應通過機要寄達，如調(diào)出和調(diào)入單位在同一地區(qū)，可協(xié)商派人事專員送取。轉(zhuǎn)遞檔案時不再開具行政(工資)介紹信。

　　查閱要求

　　(1)查閱流動人員人事檔案應填寫《查閱流動人員人事檔案審核表》，經(jīng)檔案管理部門審核同意后查閱檔案。

　　(2)查閱單位應派專人(兩名以上中共黨員)持單位介紹信及有效身份證件查閱。任何人不得查閱本人及其親屬的人事檔案。

　　(4)需要摘錄檔案內(nèi)容的，應征得檔案管理部門同意。對摘錄部分，由檔案管理人員與原件核對無誤后，寫明出處及日期，并加蓋公章。

　　(5)不得擅自復制、拍攝檔案內(nèi)容。確因工作需要從檔案中取證的，應說明理由，登記在《查閱流動人員人事檔案審批表》中，經(jīng)檔案管理部門審核同意后，方可復制。

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